Каким образом зафиксировать факт прогула?

10 авг 2018 Трудовой кодекс не содержит информации о том, как документировать факт прогула, однако на практике используются:

• составление непосредственным руководителем докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте. В ней он информирует руководителя предприятия, что работник не явился на работу (или покинул рабочее место с указанием точного времени и даты) и сообщает какие меры предпринимались, чтобы его найти: звонки по домашнему телефону, служебная проверка и т. п.
  
• составление комиссией в составе непосредственного руководителя, представителя кадровой службы и третьего независимого лица Акта об отсутствии на рабочем месте. В течении одной-двух недель рекомендуется составлять Акты на каждый день (смену) отсутствия работника. Однако если прогул затянулся, то оформлять Акты можно и реже.
  
• направление сотруднику заказного письма (телеграммы) с уведомлением о вручении с просьбой явиться на работу и дать объяснения. Письмо направляется на все известные адреса работника, и в первую очередь на адрес указанный в личной карточке Т-2. В письме необходимо установить разумный срок для ответа, например две недели. После того как вернется почтовое уведомление, нужно подождать ответа. Даже если в течение указанного срока ответ не придет, а сотрудник так и не появится, работодатель вправе применить к работнику меры дисциплинарного взыскания, в том числе увольнение, которое мы сегодня рассматриваем.
  
• соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени.
  

Сотрудник появился на рабочем месте.

Оформление увольнения за прогул должно производиться аккуратно и доказательно, с учетом требований статьи 193 ТК РФ, так как увольнение за прогул является мерой дисциплинарного взыскания. В связи с этим необходимо:

• Затребовать от появившегося работника письменное объяснение причин отсутствия и предоставление документального подтверждения указанных причин (например, справками из соответствующих предприятий, повестками, актами, больничными листками, выпиской из медкарты и т.п.). Такую позицию выразил Роструд в письме от 31.10.2008 г. № 5916-ТЗ

На подготовку объяснения сотруднику отводится два рабочих дня после выдвижения работодателем соответствующего требования. На этот период за сотрудником сохраняются место работы и должность. Основания отстранять его от работы на эти два дня у работодателя отсутствуют (ст. 76 ТК РФ). Сотрудник, пока ведется расследование, обязан в общем порядке продолжать работу и получать за нее зарплату. В табеле учета рабочего времени ставится фактическая явка.

• Работодатель должен определить, возможно ли считать указанные причины уважительными. На практике уважительными причинами признавались сбои в работе общественного транспорта и\или временное отсутствие транспортного сообщения или билетов; вызов в правоохранительные органы или суд; болезнь сотрудника, прохождение медосмотра или обращение за срочной медицинской помощью для родственника; невозможность явиться на работу из-за пожара или стихийного бедствия; предварительное уведомление и договоренность о возможном отсутствии с работодателем и т.п.