Как ставить задачи подчиненным

24 окт 2017

В повседневной жизни каждого из нас окружают дела и задачи, срочные и не очень, важные и второстепенные. И для гармоничной жизни и успеха в работе нужно уметь расставлять приоритеты. А важной задачей каждого грамотного руководителя является умение ставить задачи своим подчиненным. Главное помнить, что сотрудники не роботы. И от того насколько хорошо руководитель может обозначить задачи, прозрачно и понятно, зависит успех проекта и компании в целом. 

Если работник не выполняет работу четко и в срок возможно проблема не в работнике, а в руководителе, который не придает должного значения постановке задач. И чтобы понимать, как правильно дать задание сотрудникам необходимо знать ряд простых правил.

• Ставьте конкретные задачи.

Если не будет конкретных целей, не будет и критериев оценки работы работника. Поэтому так важно давать прозрачные, понятные для восприятия цели, так как это делают военные и люди с техническим складом ума. Точность залог успеха, которая исключает неправильную трактовку. Тем самым экономится время. Правильно поставленная задача не требует уточнения.

• Обозначьте важность задачи.

Руководящая должность — это большая ответственность. И если руководитель говорит, что это надо, значит это просто надо сделать, без объяснений зачем. Типичная ошибка руководящего звена. В итоге у работника складывается мнение, что руководитель просто злодей, желающий нагрузить его рутинной работой, которая не имеет смысла. Из-за этого страдает качество выполненной работы. Поэтому так важно пояснение, чтобы работник понимал, что это не приказ, а поставленная важная задача. А решая задачи, у человека начинает работать смекалка и развивается ответственность. В итоге демонстрируя наиболее качественный результат.

• Задачи должны подаваться в позитивном ключе.

Обозначьте, какого результата вы хотите достичь, а не того, что вы не хотите получить в итоге.

• Опишите задачу в масштабах бизнеса.

Если работник будет ощущать значимость своего дела для развития бизнеса, он сможет работать с большей отдачей, чувствуя свою значимость.

• Суть и условия задачи.

Помимо конкретного результата, который вы хотите получить, нужно также обозначить условия и ограничения. Важно обозначить и пояснить сроки выполнения.  Распространенной ошибкой руководителей, является отсутствие пояснений причин сжатых сроков. В результате чего, у работника нет понимания важности дела, и все это превращается в рутину, которая имеет определённые сроки. Дайте работнику понять, что от его работы зависит исполнение работы других сотрудников, и он будет ответственной подходить к решению поставленной задачи. Стоит отметить, что обговаривать необходимо не только сроки выполнения, но и рубежные точки проверки хода работы. Так у человека появится возможность самостоятельно распределить работу таким образом, чтобы на все хватило времени.

• Уточните, как сотрудник понял задачу.

После обозначения задачи, сроков исполнения и определения важности необходимо уточнить, как работник понял поставленные цели. Поэтому не забывайте спрашивать: «Расскажи, как понял. С чего начнешь?  С помощью, каких ресурсов будешь выполнять задачи?» и т.д. Всегда стоит помнить, что каждый человек по-своему воспринимает поставленные задачи, и важно суметь скорректировать понимание работника, при необходимости. Если человек не стремится исполнить распоряжение, это будет отражено в его поведении и голосе. В этом случае, необходимо еще раз пояснить важность данного дела.

• Письменно зафиксируйте задачи.

При устной постановке задач, есть большая вероятность, что часть информации потеряется. Поэтому важно знать, как письменно дать задание сотруднику, чтобы не упустить важных моментов. Важно чтобы сотрудник записывал задачи, в блокнот, отмечая степень важности и ключевые шаги исполнения. В конце встречи необходимо резюмировать сказанное и проконтролировать, что именно записал сотрудник.

• Побуждайте к действиям.

После определения задач, побудите работника к немедленному действию.  Если задача ясна, тогда можно приступать. Помните, руководитель является ключевым катализатором для своих работников. И лидеру важно уметь побуждать к действиям.

• Мотивируйте.

Руководителям часто кажется, что зарплата является достаточным фактором для мотивации работников. Однако это не так. И работников необходимо поддерживать и ободрять в ходе работы. Человеку важно чтобы его труд был оценен и замечен. Поэтому так важно обращать внимание на успехи в работе своих подчиненных.

• Позволяйте работникам проявлять инициативу.

Пошаговая инструкция выполнения задачи лишает работника инициативы и самостоятельности. А это факторы, которые влияют на мотивацию сотрудника. Доверяйте своим работникам как профессионалам. Это придаст им уверенности и желание работать.

• Стремитесь к автоматизации.

Автоматизация процессов существенно оптимизирует взаимодействие с подчиненными. Среди наиболее популярных таск-менеджеров можно отметить Мегаплан, Jira, Asana и другие.

• Назначайте ответственных.

Важно не только распределить задачи по сотрудникам, но и определить ответственных за исполнение работы. Чтобы потом не искать виноватых.

• Контролируйте исполнение задания.

Работник будет с полной ответственностью относиться к поставленным задачам, если руководитель будет интересоваться ходом выполнения тех или иных указаний.  Уточняя статус исполнения можно понять внутренне состояние сотрудника. Также полезно вести учет выполненной работы каждого работника. Так вы сможете выявить момент, когда производительность начнет падать, и быстро принять меры.

В заключении, взаимодействие руководителя и подчиненных оказывает большое влияние на состояние компании в целом. И как родители должны налаживать отношения с детьми, так и руководители должны побуждать к общению и установлению контакта.