Согласие работника на обработку работодателем персональных данных: как оформить

Работник сам решает, нужно ли предоставлять работодателю свои персональные данные и согласие на их обработку или нет. Согласие может быть дано в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения (устной, письменной), если иное не установлено законом. Важно помнить, что обязанность доказывать наличие согласия работника на обработку персональных данных лежит на работодателе. При этом работник в любой момент может отозвать свое согласие, уведомив об этом работодателя. В ряде случаев закон предусматривает обязательную письменную форму согласия работника, например, при получении персональных данных работника у третьей стороны или при их передаче третьим лицам, для обработки специальных категорий персональных данных работника. 

Если соблюдение письменной формы согласия работника на обработку персональных данных является обязательным, то оно должно включать в себя: фамилию, имя, отчество, адрес работника, сведения о документе, удостоверяющем его личность; те же сведения в отношении представителя работника, а также реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя (при получении согласия от представителя работника); наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие работника; цель обработки персональных данных; перечень персональных данных на обработку которых дается согласие; наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу; перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых способов обработки персональных данных; срок, в течение которого действует согласие работника, и способ его отзыва; подпись работника. Работодателю стоит разработать письменную форму согласия на обработку персональных данных, с соблюдением названных выше требований, и подписывать ее с каждым принимаемым работником. Несмотря на то, что в некоторых ситуациях закон допускает получение согласия работника в устной форме, мы рекомендуем получать согласие работника в письменной форме во всех случаях: это упростит для работодателя процедуру подтверждения факта наличия согласия работника на обработку его персональных данных. Образец согласия работника на обработку персональных данных

Случаи, когда со стороны работника не требуется согласия на обработку персональных данных Не всегда для обработки персональных данных работника требуется его согласие. Закон о персональных данных называет случаи, когда работодатель вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия работника. Реклама 14 К таким случаям относятся: обработка персональных данных, которая необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором РФ или законом, для осуществления возложенных на работодателя обязанностей; обработка персональных данных, которая осуществляется в связи с участием работника в судебном процессе; для исполнения судебного акта, акта другого органа, в рамках исполнительного производства; обработка персональных данных, которая необходима для заключения и исполнения договора, стороной, выгодоприобретателем или поручителем по которому является работник; обработка персональных данных, которая необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если получение согласия работника невозможно; обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, за исключением целей продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи, а также целей политической агитации, при условии обязательного обезличивания персональных данных; осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом; в иных случаях. 

Специальные категории персональных данных работника (например, касающихся его национальной принадлежности, состояния здоровья) могут обрабатываться работодателем без согласия работника при условии, что: персональные данные сделаны общедоступными самим работником; обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством о государственной социальной помощи, трудовым или пенсионным законодательством; обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, либо других лиц, но получение согласия работника по той или иной причине невозможно; обработка персональных данных, которая необходима для установления или осуществления прав работника или третьих лиц, а также в связи с осуществлением правосудия; обработка персональных данных, которая осуществляется в соответствии с законодательством об обороне, безопасности, противодействии терроризму, транспортной безопасности, противодействии коррупции, оперативно-розыскной деятельности, исполнительном производстве, уголовно-исполнительном законодательстве, обязательных видах страхования, со страховым законодательством. 

Обработка биометрических персональных данных (например, использование фотографии работника) может осуществляться без согласия работника в связи с осуществлением правосудия и исполнением судебных актов, в случаях, предусмотренных законодательством РФ об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-розыскной деятельности, о государственной службе, уголовно-исполнительным законодательством, законодательством о порядке выезда из РФ и въезда в РФ, о гражданстве РФ. 

Таким образом, при наличии вышеуказанных оснований работодатель может обрабатывать персональные данные работника и в отсутствие согласия работника. В нашей следующей, финальной, статье цикла мы на конкретных примерах разберем ситуации, когда перед работодателем может встать вопрос о необходимости получения согласия работника на обработку его персональных данных.

Статья предоставлена Coleman Services