Роль планирования в системе менеджмента

Прежде чем начать любое дело, человек должен тщательно обдумать, что именно, к какому сроку и с помощью каких средств необходимо сделать, чтобы достичь конечного результата. Итак, первым (и основным) звеном процесса управления любым видом целесообразной деятельности всегда является процесс постановки целей и поиск средств их выполнения. Именно к стадии постановки цели можно отнести предвидение в целом и плановую деятельность в частности. Конечным результатом этой стадии является построение идеальной модели хода реализации процесса, направленного на достижение поставленной цели.

На предприятии процесс управления сводится не только к организации работы оборудования, но и к управлению персоналом и отношениями, возникающими в процессе производства. Таким образом, можно говорить, что управление - это определение целей деятельности и организация работы коллектива так, чтобы эти цели достигались по завершении этой деятельности. В процессе управления реализуется ряд функций, характеризующих деление (специализацию) труда в сфере управления и определяющих основные стадии разработки управленческих решений.

Управление можно представить как процесс анализа, планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы достичь цели наиболее эффективным путем. По словам известного исследователя в области управления П. Друкера, деятельность предприятия в условиях рыночной экономики должна быть результативной и эффективной. При этом результативность является следствием того, что «делаются нужные и правильные вещи», а эффективность - следствие того, что «эти вещи создаются правильно». Эффективность достигается прежде всего правильно осуществляемым процессом управления, сочетающим взаимосвязанные функции планирования, организации, мотивации и контроля при приоритете первой. Каждая из этих функций объединяет управленческую деятельность определенной направленности.

Первая функция - анализ. Анализ состоит из исследования экономических процессов, происходящих на самом предприятии в прошлом, условий внешней среды в настоящем и устанавливает тенденции развития фирмы, угрозы и возможности, в также проблемы, подлежащие решению.

Вторая функция - планирование. Ее задачей является поиск ответов на вопросы:

- в каком состоянии находится организация в современных условиях;

- в каком направлении в создавшихся условиях надо двигаться предприятию в своем развитии;

- каким образом наиболее эффективно реализовать поставленные задачи.

Третья функция - организация. Отвечает за формирование структуры организации, исходя из задач, стоящих перед предприятием, и распределение полномочий и обязанностей между подразделениями. Кроме того, в рамках этой функции решаются вопросы организации материального снабжения, набора рабочей силы и т.д.

Четвертая функция - координация, которая направлена на согласование различных внешних систем относительно данной системы.

Пятая функция - мотивация, т.е. деятельность, имеющая своей целью активизировать (заинтересовать) работников предприятия в безусловном выполнении плановых показателей и постоянном поиске резервов повышения эффективности работы. Реализуя эту функцию, менеджеры постоянно стремятся найти баланс интересов всех сторон, участвующих в производственном процессе и перераспределении прибыли предприятия.

Шестая функция - регулирование. Эта функция связана с текущим управлением и направлена на сохранение состояния запланированного процесса, корректировку отклонений внутри системы.

Седьмая функция - учет. Она заключается в получении и фиксации в количественной форме результатов состояния объекта и ресурсов в любой момент времени функционирования системы.

Восьмая функция - контроль. Под контролем понимают управленческую деятельность, целью которой является качественная и количественная оценка и учет результатов деятельности. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как на основании его данных происходит корректировка принятых ранее решений.

Раскрыв содержание функций управления, мы подошли к пониманию того, что выдвинутое ранее утверждение о приоритетности функции планирования над другими функциями управления является объективным в том, что именно планирование определяет цели и задачи реализации этих функций, исходя из целей развития предприятия. М. Мескон указывал, что «планирование - это зонтик, под которым укрываются все функции управления». Так что от уровня планировки во многом зависит успех управленческой деятельности, ее эффективность.

Вместе с тем необходимо подчеркнуть, что все функции управления органически взаимосвязаны. Поэтому, в свою очередь, от успешной реализации каждой из них зависит эффективность планирования в целом. Например, создание оптимальной структуры организации невозможно без наличия четкой стратегии (плана) ее развития, поскольку разные задачи требуют соответствующей производственной структуры. В свою очередь, эффективность планирования во многом зависит от эффективной организации работ на всех уровнях, а это - вопрос функции организации.

Особенно тесными являются связи планирования и контроля как двух основных функций управления. Хотя контроль имеет подчиненный характер относительно планирования, но без организации надлежащего контроля нельзя организовывать планирование как непрерывный процесс, так как для этого необходимо постоянно сравнивать (контролировать) достигнутые результаты с плановыми показателями. В процессе контроля получают информацию, характеризующую состояние экономики предприятия, и выявляют отклонения фактических показателей от плановых. Устранение выявленных отклонений обеспечивает «саморегулирование» системы. Учет и анализ достигнутых результатов завершают цикл принятия управленческого решения и готовят информацию для осуществления нового цикла процесса планирования.