Главная
Статьи
Должностная инструкция: типичные ошибки при составлении и внедрении

Должностная инструкция: типичные ошибки при составлении и внедрении

13 апр 2011

На сегодняшний день практика показывает, что составленные должностные инструкции совершенно не выполняют всех тех задач, ради которых они были созданы, да и все те, для кого они предназначены, совершенно не воспринимают данный документ в серьез и относятся к нему свысока, считая элементом бюрократии.

В чем же тогда проблема и почему именно так происходит, мы и попытаемся выяснить?

Для начала стояло бы рассмотреть, что же именно не нравиться работника в их должностных инструкциях.

Так вот, самое первое, о чем твердят люди – это явный бюрократический элемент, который уж никак не помогает настроиться на позитив.

Если смотреть значение слова «бюрократия» в словаре, то оно означает «чрезмерную заботу о формальностях, канцелярские условности, в ущерб сути дела».

В общем-то, такое вот определение целиком и полностью соответствует общепринятой форме должностной инструкции.

Некоторые значительные минусы легко рассмотреть невооруженным взглядом.

Во-первых, нереальность. Все дело в том, что на большинстве, если не на всех крупных предприятиях инструкции пишет для сотрудников специальный отдел, который несет ответственность за регламенты. Предприятия, не отличающиеся своими размерами, предпочитают не заморачиваться этой проблемой и берут в качестве образца себе формы крупных компаний, не учитывая тот факт, что люди, разрабатывающие ее, трудились специально для конкретного вида работ.

Давайте же снова обратимся за помощью к словарю и найдем там определение слова «инструкция» - это не что иное, как «свод правил, указаний, устанавливающих порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо».

То есть, получается, что, к примеру, инструкции для бытовой техники строятся именно по такому вот плану: на что конкретно нажимать, в каком именно порядке это делать, как именно поступить, если возникли проблемы, на какой результат ожидать и т.д.

В том случае, если Вы отправляетесь учиться в автошколу, то Вам выдают инструкцию, как управлять автомобилем для того, чтобы Вы изучили способы действий.

Так, а что же по своей структуре являет должностная инструкция? Она состоит из пунктов, то есть перечня всего того, что надо человеку делать, иными словами, по сути даже и инструкцией в полном ее понимании не является.

Вот Вы только себе представьте, что Вы решили приобрести себе телевизор. Наконец-то, привезя коробку домой и, распаковав ее, первым делом Вы берете в руки инструкцию пользователя и открываете ее.

С удивлением смотрите и не можете понять ничего, так как все, что там имеется, это следующий список:

… права пользователя телевизора:

- смотреть;

- переключать программы;

- менять уровень громкости.

… обязанности пользователя телевизора:

- вытирать пыль;

- не ронять;

- не ломать.

… ответственность пользователя телевизора:

- в случае поломки по вине пользователя, потраченные на покупку деньги ему не вернут, а стоимость ремонта будет вычтена и из его заработной платы.

И это ВСЕ, притом, что должностные инструкции именно так вот и выглядят в глазах человека.

То есть, если копаться глубоко и придираться ко всему, то инструкция как минимум должна отвечать ранее упомянутому нами определению слова «инструкция», то есть в ней должны содержаться описания способов действий, а не просто перечисление этих самых действий.

Наверняка большинство людей знакомо с таким выражением, как «итальянская забастовка»? Поясняем: это такая ситуация, когда все делается исключительно и только по инструкции.

То есть, в том случае, если инструкция была написана человеком, совершенно не знающим технологию данного поста, то и в его инструкциях будет прописана только лишь ответственность и обязанности работника, при чем совершенно не прописаны способы всех действий и их конечные продукты, то вот эта вот самая «итальянская забастовка» вполне может привести к необратимым последствиям.

А вот в том случае, если инструкция будет содержать в себе все вышеперечисленные нами в статье пункты, то выполнение работы в точности и соответствии с инструкцией будет способствовать росту производства.

Разрабатывая должностную инструкцию, работодатель должен помнить о том, что ответственность как вина – это не самая лучшая помощь для производящего сотрудника.

Вот даже, к примеру, крупные сети франчайзинговых предприятий – рестораны, отели, кафе, бары и т.д. Если для них не существовало подробных и конструктивных инструкционных материалов, то есть не было бы четкого регламента всех административных и производственных процессов, то и расширение их в едином формате в таких масштабах было бы невозможно.

Все инструкции прописаны настолько детально, что места для замешательства тут просто не может быть.

После всего прочитанного у Вас наверняка созреет закономерный вопрос о том, какой же квалификацией должен обладать сотрудник отдела регламента, который занимается прописыванием технологии работы по каждой должности?

Кто должен писать инструкции и зачем он это делает?

Инструкция нужна для того, чтобы помочь работнику выполнить свою работу профессионально. Никакой иной более ценной задачи нет!

Вот, даже взять, к примеру, производственные процессы, для которых пишутся технологические описания.

Они намного больше соответствуют приведенному нами выше определению слова «инструкция», а это значит, что намного больше помогают всем тем, кто ними пользуется.

Так, а почему бы не сделать должностную инструкцию в виде описания технологического процесса поста каждому сотруднику?

Кроме того, остается открытым вопрос о том, каковы неотъемлемые части технологии?

Ну, во-первых, продукт, или, иными словами, это то, что должно получаться у работника в результате выполнениям ним прописанных действий. Если говорить об автозаводе, то для них продукт - это авто, а вот менеджеры по продажам радуют начальство доходом.

Если рассматривать продукт бухгалтера, то для него это вовремя сделанные и сданные отчеты и т.д.

Конечно же, для более легкого и быстрого понимания все эти формулировки мы сократили, но суть их от этого не меняется.

Кроме того, существует сам технологический процесс, в результате которого получается конечный результат, то есть продукт. А вот результатом каждого отдельного из его этапов получаются так называемые «подпродукты»: результатом работы одного из цехов автозавода является покрашенный кузов автомобиля или иная деталь.

В общем, разработчику инструкции необходимо для начала определить последовательность действий при производстве конкретного продукта для каждой существующей должности, а потом все это внести в инструкцию.

Качественно осуществить то, что описано, сможет только тот человек, который очень хорошо знает описанную технологию, причем не теоретически, а на практике, то есть имеет значительный опыт в данной сфере.

Если говорить о производстве, то тут все достаточно просто – это технологи, инженеры, руководители цехов или отделов, которые просто не смогли бы работать, если не были бы хорошо ознакомлены с сутью работы.

Что касаться административных постов, то их занимают зачастую не те люди, которые знают все принципы, а потому и не особо понимающие, чего надо ожидать в конце процесса. И, к превеликому сожалению, именно вот таких вот людей и принимают в отдел регламента: все те инструкции, которые вышли из-под их пера, просто обозначают какие-то конкретные действия, при этом, совсем не уделяя должного внимания самому ценному - конечному результату или продукту.

Вот именно то, что не уделяется внимание результату, составители заведомо допускают фатальную ошибку, сводящую на нет саму идею инструкции.

Таким образом, следует сделать вывод, что должностная инструкция для сотрудников отдела маркетинга должна составляться не кем попало, а человеком, отлично разбирающимся в маркетинге, то есть знающим все аспекты и понимающий, каким именно образом при помощи маркетинга можно заработать денег.

Если рассматривать отдел продаж, то должностную инструкцию для его работников может составить руководитель или же самый продуктивный продавец.

Поверьте, что все затраты на профессионалов со стороны тоже окупаться сторицей, но только в том случае, если Вы нашли действительно квалифицированного работника, отлично разбирающегося в той сфере, которая Вам нужна.

Ответственность как вина

Вот это вот и есть тот самый большой минус должностной инструкции, который имеет очень широкое хождение.

Практически все люди отлично понимают, какова же истинная цель руководителей, которые вводят должностную инструкцию.

Они делают акцент на том, что это официальный документ, условие о том, чтобы беспрекословно выполнять который прописано как в законодательстве, так и в контракте.

Вот и получается, что за нарушение данного опуса сотрудника можно не просто штрафовать, но и увольнять. Вся проблема в том, что именно вот эту вот функцию начальники видят в самую первую очередь и очень радостно ее используют, тем самим искореняя в сотрудниках боевой дух и инициативу. Утверждение, что мол, сделать ты должна то-то и то-то, а иначе тебе просто головы не сносить, это, с одной стороны, может быть и очень правильно, так как дисциплина должна быть, но…

Но в тоже время стоит учитывать, что голая дисциплина без какого-либо введения человека в курс дела более подробно и без его обучения выполнению данной работы на посту, что по своей сути является наиболее действенной помощью, то таких вот - подавляющее большинство.

Источник стресса

Что такое ответственность? Это не «вина», как очень многие думают, а осознание человеком того, что он может поступать так, как думает сам, то есть нести ответственность за свои действия самостоятельно.

Причинность

Если ее решают возвести на уровень вины, то получается настоящая армия, а вот должностная инструкция в ее рамках превращается в самый что ни есть строгий армейский устав, то есть, другими словами, просто таки неисчерпаемый источник шуток и глумлений.

Как правильно создать хорошую и основательную инструкцию?

Если говорить об успешно составленной инструкции, то таковой она может стать только в том случае, если написана на основании успешного опыта. Те инструкции, которые имеют силу закона и тем более основаны на нем, необходимо писать только в двух случаях.

1… Если работнику удалось справить с какой-либо опасностью;

2… Если самый успешный и отличный работник собирается на повышение или расширяет сферу своей деятельности.

Что касается всех остальных составленных инструкций, то они имеют статус всего лишь экспериментальных планов действий. К ним также должен прилагаться регламент внесения дополнений и изменений к ним, которые утверждаются высшим органом управления в компании.

Кто же имеет право на то, чтобы узаконить инструкцию?

Ответ очевидный и простой: право на это имеет только владелец и его представитель, который наделен соответствующими правами или в полном или же в частичном объеме.

Если организация крупная, а управление ведет владелец через отдел владельческого контроля, то инструкция не должна быть подписана «кем-то в этом отделе». Иными словами, конечная подпись там должна быть только лишь владельца.

В том случае, если право подписи делегировано иному человеку, то оно должно быть подтверждено и зафиксировано письменно. В противном же случае, владелец данную функцию должен взять на себя, так как бизнес, созданный ним - это его продукт. Ну, в общем-то, так и должно быть…

Показатели эффективности

Поговорим об еще одном важном компоненте, которого очень сильно не хватает в том случае, если необходимо создать идеальную инструкцию – это показатели эффективности.

Нет, конечно же, в нормативных актах прописано и большинство управленцев знают о том, что они должны управляться по показателям эффективности, но в тоже время нигде не указанно как именно это надо делать. Вот и получаться, что начальники просто вынуждены все эти показатели из головы брать или разрабатывать, при этом используя доступные, но отвратительно срабатывающие образцы, делать заказы на их расчет у профессионалов, ну или же просто вводить их в свои показатели, как говорят, для «галочки».

Мало кто задумывается о том, что именно показатели эффективности, естественно, при условии, что начальство будет хорошо знать и понимать технологию их правильного применения, являются мощнейшим инструментом управления.

Конечно же, не нам сейчас Вас учить всем премудростям данной технологии, и уже тем более, что если хорошенько разобраться, то с ней знакомы очень немногие руководители.

Итак, практика показывает, что зачастую начальник предпочитают использовать систему Нортона и Каплана, которая славиться наличием ярко выраженных недостатков, но ведь при равных условиях даже такая система намного лучше, чем вообще ничего не иметь.

Организационная структура

Должностная инструкция должна в себе содержать также и копию части той организационной структуры, к которой данный пост относится. Это важно для того, чтобы работнику было намного легче сориентироваться, кто же является его прямым и непосредственным начальником и какие именно функции ожидаются от людей, работающих с ним рядом, а также какие продукты.

Кроме того, не лишним было бы схематически изобразить те потоки частиц, которые потребуется человеку обрабатывать.

Что касается документооборота данного поста, то он должен быть оформлен в виде правильно заполненных образцов и приложен к должностной инструкции, в результате чего значительно уменьшаются постоянные войны, возникающие на почве «своего собственного видения» делопроизводства.

Как правильно вводить должностные инструкции?

Скорее всего, Вы уже поняли, что правильно составленная должностная инструкция – это не просто один небольшой документ, а, скорее всего, даже целый пакет документов.

Для того, чтобы проконтролировать изучение работником должностной инструкции, сопровождаться этот процесс должен заполнением контрольного листа – списка всех технологических и инструктивных материалов, которые необходимо в обязательном порядке изучить, чтобы понимать и успешно работы на своем посту. Стоит отметить, что порядок изучения происходит от более легкого к более сложному.

Кроме всего прочего, в контрольный лист включены так же и все необходимые для работника практические задания, стажировки и тренировки, упражнения, которые необходимы для освоения всех указанных в инструкциях действий.

К слову, одна из самых эффективных и лучших технологий написания должностных инструкций и различных учебных материалов была описана известным классиком американского менеджмента Л. Роном Хаббардом.

Согласно его исследованиям, в пакет должностных материалов должно входить следующее:

- предназначение поста;

- относительное положение поста на оргсхеме;

- четко и ясное писание поста, которое должно быть выполнено тем человеком, который ранее занимал этот пост, то есть его инструкция в данной ситуации имеет намного больше значения, чем просто совет со стороны;

- контрольный лист для изучения всех инструкций, технологических инструкций, книг и для проведения упражнений, руководств, который относиться к данному конкретному посту;

- подборка материалов, которые необходимы для работы человека в соответствии с контрольным листом, а также любые руководства по использованию существующего и необходимого для работы оборудования или соответствующие книги, то есть вот в этих материалах как раз и присутствует описание прав, функций, технологий и обязанностей данного конкретного поста;

- приложение в виде экземпляра оргсхемы структурного подразделения той организации, к которому относится данный пост;

- схемы потоков, которые отражают поступление частиц на пост и изменения, которые необходимо произвести с этими частицами;

- продукт данного поста;

- статистические данные, то есть показатели эффективности данного поста в разрезе статистики секции, отделения и отдела, в которых находится подведомственный пост.

Все вышеперечисленное – это и будет тем самым пакетом должностных материалов в виде, в котором он и вправду способен выполнять свою прямую функцию, то есть поможет работнику сориентироваться и поднять свой профессионализм, увеличить производительность и обучиться чему-то новому.

Кроме того, этот же пакет включены обязанности и функции, которые следует человеку соблюдать, а за их невыполнение работник может нарваться на неприятности.

Помните о том, что люди всегда готовы будут работать, если их научить тому, что надо выполнять.

Конечно же, есть неквалифицированные работники, но вот из них только лишь незначительное количество и вправду злонамеренны.

Все то, чем мы говорили, поможет человеку скомпенсировать большинство кадровых проблем.

К слову, не лишним было бы отметить, что такой вот пакет не создается за один день и не вводиться также быстро, как хотелось бы.

Все это делать надо постепенно…

Все заинтересованные в этом лица могут обратиться к первоисточнику, о котором мы говорили ранее – это материалы, опубликованные Л. Роном Хаббардом, где как раз и содержится самая подробная технология создания и внедрения должностных материалов.

А общий вывод таков, что должностные инструкции в обязательном порядке должны быть абсолютно на каждом предприятии, и самое главное – это то, что сами работники обязаны помнить и знать, какие именно обязанности и права они имеют, а также за что могут нести ответственность.

Это вполне понятно и естественно, что для менеджера и кадровика разработка должностных инструкций, особенно для огромной компании – это дело достаточно затратное по времени и кропотливое, а потому они и решают пользоваться уже готовыми шаблонами, слегка адаптировав их под свои запросы и специфику работы компании.

Оценка:

4.5

Должностная инструкция: типичные ошибки при составлении и внедрении

Обсуждение: