Аутсорсинг расчета заработной платы: в базе провайдера или в свое собственной?

17 авг 2017

При принятии решения о переходе на аутсорсинг расчета заработной платы один из вопросов, который необходимо решить – это выбор, в какой базе будут вести учет исполнители провайдера: в базе компании заказчика или провайдера? Данное решение – одно из ключевых, так как оно отчасти определит и срок старта проекта, и его стоимость, и ряд организационных вопросов при взаимодействии с провайдером услуги. Факторы, которые могут повлиять на выбор базы, представлены на рисунке.

Рисунок


1. Высокая степень автоматизации собственной базы могут склонить выбор заказчика в сторону работы в собственной базе: все уже настроено и готово к работе…  При этом необходимо учесть и другие затраты, провести сравнительный анализ всех вариантов, изначально запросив у провайдера расчеты.

Необходимо учитывать:

• соотношение затрат на перенос данных в систему провайдера и затраты на IT обслуживание собственной базы;
• качество текущего провайдера по IT обслуживанию и его способность оперативно и качественно производить необходимые изменения в программе соответствии с изменением законодательства и IT обеспечение и экспертизу провайдера по аутсорсингу;
• стоимость доработок базы у текущего IT провайдера и поставщика услуги аутсорсинга.

Стоимость IT части работ аутсорсингового провайдера (не считая особенно сложных ситуаций), скорее всего, будет не дороже текущего обслуживания, а, зачастую, гораздо дешевле, т.к. эта деятельность не является основной для компании-исполнителя. В дальнейшем вопросы обслуживания базы, в которой ведутся расчеты, полностью ложатся на плечи аутсорсера.

2. Наличие дополнительных  IT систем у заказчика также потребует предварительного анализа различных вариантов.  Как правило, это централизованные управленческие системы, часто с английским интерфейсом, разработанные специально для компании (SAP или аналогичные), с которыми у программы, производящей кадровый учет и расчет зарплаты установлена взаимосвязь (выгрузки, системы экспорта/импорта данных и т.д.). При использовании базы провайдера необходимо обговорить наличие аналогичных настроек, которые позволят сохранить уже установленный и налаженный обмен данными внутри компании.

Выгрузки данных в бухгалтерскую книгу и в клиент-банк: у опытного провайдера есть уже готовые настройки и выгрузки, следовательно, это не является какой-то из рада вон выходящей задачей.
В любом случае, для проведения качественного сравнительного анализа затрат необходимо уточнить у провайдера, какие настройки включены в стоимость услуги, а какие потребуется сделать.

3. В большинстве случаев перенос данных в систему провайдера осуществляется на определенную дату (это дата начала сотрудничества с аутсорсером). Исторические данные  (перемещения сотрудников, изменения уровня заработной платы и т.д.) остаются в системе компании-заказчика и доступны для просмотра. Иногда компании удобнее иметь данные в одной (новой)  базе  – это может быть связано с редкостью используемой программы заказчика и дальнейшим отказом от нее после перехода на аутсорсинг, сменой одного провайдера услуги на другого и т.п. При этом необходимо учитывать, что полный перенос исторических данных может превратиться в объемный, дорогостоящий и трудозатратный по времени IT проект.

4. Сроки перехода на аутсорсинг также могут оказать влияние на выбор базы. В практике известны случаи, когда переход на аутсорсинг утверждается  зарубежным головным офисом компании-заказчика и указываются жесткие сроки старта проекта.

Перенос данных в IT-систему провайдера аутсорсинга может занять от нескольких недель до нескольких месяцев, в зависимости от особенностей проекта. При дефиците времени ведениеучета в собственной базе – быстрое и эффективное решение.

Если по причине сжатых сроков компания-заказчик выбирает вариант расчетазаработной платы в собственной базе, и при этом степень автоматизациисвоей базы невысока и объем ручной работы сотрудников велик – то есть вероятность, что затраты на такой проект будут больше, чем были бы при ведении расчетов в базе провайдера. Системы расчета качественных провайдеров аутсорсинга учетных функций максимально автоматизированы и бизнес процессы за счет этого оптимизированы и эффективны, ежемесячная стоимость услуг за счет этого может быть ниже на 10-20%, чем расчеты в базе компании заказчика.

5. Ряд других факторов также может влиять на выбор одного из вариантов.

Оказание услуги сотрудниками провайдера в базе клиента потребует предоставления удаленного доступа, поэтому необходимо уточнение возможностей – технических и с т.з. политики безопасности компании.

Также при ведении расчетов в базе заказчика необходимо разграничить права доступа, произведя дополнительные настройки и изменения в программе: ограничить доступ к расчету заработной платы работников бухгалтерии и HR, чтобы иметь возможностьвыделить и оценить операции, которые проводят сотрудники провайдера.

Как правило, в таких случаях сотрудникам заказчика оставляют права доступа на чтение и выгрузку отчетов.

При работе в базе провайдера компании заказчику не нужно думать про: аппаратное обеспечение (сервер), программное обеспечение (лицензии Microsoft и 1С/других программ), системное администрирование систем (Windows Server, SQL Server, 1C сервер) –  это все в зоне ответственности провайдера услуги.

Один из важнейших моментов, которые необходимо учесть в случае, если компания принимает решение передать на аутсорсинг только участок расчета заработной платы, это то, что кадровый учет и расчет заработной платы – единая система, и, принимая решение о том, в какой базе (провайдера или заказчика услуги) будет вестись учет   – компания принимает и решение о ведении кадрового учета в этой же базе. Поэтому в аналитику затрат и организационных аспектов необходимо включить и систему какдрового учета, по возможности, подключив сотрудников данного отдела к проработке проекта перехода на аутсорсинг.

В условиях тенденции регулярных изменений налогового законодательства и, как следствие, необходимости регулярного обновления систем и произведения дополнительных работ программистами по настройке отчетов, ведение учета в базе провайдера является дополнительным плюсом – ведь все тяготы (организационные и/или финансовые) по настройке отчетов лягут на плечи провайдера. Яркими примерами в 2017 году может быть отчеты «Расчет по страховым взносам» и «Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом» (он же 6 НДФЛ).

Современные IT решения и технологии позволяют гибко подойти к решению вопроса перехода на аутсорсинг блока расчета заработной платы и выбрать оптимальный вариант для компании-заказчика. Главное  – учесть все факторы.

Юлия Орехова (Руководитель направления «Аутсорсинг бизнес-процессов. Аудит. Консалтинг»)

Материал предоставлен КА Coleman Services